Web sitesi teklifi hazırlamak çoğu zaman sıkıcı bir iştir. Bu teklifi hazırlamanız dışında, ileride çıkacak bir sorunun önüne geçebilmek için başka bir yol da görünmüyor aslında. Ancak etkili web sitesi teklifi hazırlamak, müşterilerin ve bizim köprüden önceki son çıkıştır. Bu web sitesi teklifi ile işi alabilir veya kaybedebiliriz. Bu nedenle teklifin bütün özelliklerimizi kapsayan, profesyonel bir görüntü ile hazırladığımızdan emin olmamız gerekiyor.
Eğer web sitesi teklifini Word’de, Indesign’da veya çevrim içi bir hizmeti (örn. Google Docs) kullanarak hazırlıyorsanız, ne yazdığınızı ve ne yaptığınızı bilmeniz çok önemlidir. Bu yazıda etkili bir web sitesi teklifi hazırlamak için önemli noktalara değineceğim.
Firmanızın Yada Sizin Bilgileriniz
Vereceğiniz teklifte firmanıza ait bilgilerin gösterimidir. İletişim bilgilerinizi kısa olarak göz batmayacak şekilde ekleyin. Örneğin, projenizi antetli bir kağıt ile verecekseniz, antetli kağıtta yer alan firma bilgileriniz yeterlidir. Ancak teklifin kapak sayfasında yer alması benim tercihimdir. Teklifinizin belirli bir kişiye belirli bir isme yapılması önemlidir. Örnek olarak “ABC Firması Pazarlama Departmanı” şeklindeki bir teklif yönlendirmesi daha “ABC Firması” şekildeki yönlendirmeden daha etkilidir.
Projeye Genel Bakış: Müşterinizi Araştırın
Müşterinizin hedefleri ve hayalleri… Müşteriniz bir web projesinden ne bekliyor, hedefleri, vizyonu, amaçları nelerdir? Projeye Genel Bakış başlığının altında müşterinizin beklentilerini tam olarak anladığınızı hissettirmelisiniz. Bu bölüme bir senaryo hazırlayarak ekleyebilirsiniz.
Müşterinin Sorunları
Genellikle müşteriler bize bir sorunla karşılaştığı zaman başvurur. Bu sorunun bir web sitesinin olmaması mı veya açılış sayfasının yüksek hemen çıkma oranına mı sahip olduğu gibi sorunları belirleyip çözmemiz gerekiyor. Bu başlık altında müşterimizin karşılaştığı veya karşılaşabileceği tüm sorunların listesini hazırlayabiliriz. Etkili çözümleri listenin alt kısmına gelecek şekilde kısa ve net açıklayın.
- Site tasarımının modası geçmiş.
- İletişim formu artık çalışmıyor.
- Fotoğraf galerileri hem kullanışsız hem de güncellemesi zordur.
- Web sitesi tablolar kullanarak hazırlanmıştır.
- Web sitesinin bir yönetim paneli yok.
- Ana sayfanın hemen çıkma oranı %89
- Ve benzeri…
Proje Çözümleri
Yukarıdaki olumsuzlukların hepsi pozitif ve açık çözümlerle dengelenmelidir. Örneğin müşterimizin artık revizyona giremeyecek kadar eski bir web sitesine sahiptir. Bu yüzden şunu söylemek yerine:
ABC Firmasının web sitesi 8 yıl önce yapılmış ve çok eski görünüyor. Günümüz trendlerinden çok uzaktadır. Bundan dolayı yeni bir tasarım gerekmektedir…
Daha yapıcı ve farklı bir yaklaşım deneyin. Web sitesi 8 yıl önce oluşturulduğundan meydana gelebilecek sorunları tek tek ele alarak kapsamlıca açıklanması gerekmektedir. Firmanın web sitesinde yanlış olan şeyler neler, yeni bir tasarım neler vaat ediyor? Şuna benzer bir cümle ile web sitesi teklifinin olumlu dönüş olasılığını artırabilirsiniz:
ABC Firması, günümüz teknolojileri ve arama motorlarının algoritmalarının gerisinde bulunuyor. Web sitesi günümüzün modern tarayıcıları, trendleri ve kullanıcıları ile alakalı olmayan teknolojiler kullanarak tasarlanmıştır. Ayrıca web sitesi tablolar (<table>) kullanarak oluşturulmuş. Bu durum arama motorları açsısından sorun yarattığı gibi güncellemeleri de zahmetli bir iş haline getiriyor. Eski teknolojileri kullanan bu tür web sitelerinde yapılan güncellemeler uzun zaman ve yüksek maliye neden olabilir. Google ve diğer arama motorları web sitelerini HTML kodlarına göre taradığı için tablolar ile tasarlanmış bir web sitesi, arama motorları için negatif not almaktadır…
Çözümlerinizi özetleyen buna benzer birkaç paragrafı hazırlayabilirsiniz ki bence hazırlamanız gerekmektedir. Bu açıklamaları yazarken anlaşılabilir olması ve nezaket kurallarına uyması yine çok önemlidir. Bu kısım müşterinin projeye verdiğimiz önemi anlaması için önemli bir alandır.
Diğer Hizmetler
Bazen, olmazsa olmaz olmayan ancak yine de “opsiyonel” olarak belirtip, müşterinin talebi değilken ona önerebileceğimiz ürün veya hizmetlerimiz olabilir. Bu tür hizmet ve ürünlere bu başlık altında yer verebiliriz. Örneğin hosting – alanadı, logo tasarımı, Google Adwords danışmanlığı gibi ekstra hizmet ve ürünlere burada yer verebilirsiniz. Yine örnek olarak ben bu başlık altında yıllık bakım hizmetini opsiyonel hizmet olarak sunuyorum. Müşteri daha önce talep etmemiş olsa bile %50 oranında bu hizmeti isteyen müşterilerim oluyor.
Göreceli bir fiyatı bulunan ürün veya hizmetlerin fiyatlarını belirtmeyin. Eğer müşteri bu tür hizmet veya ürünleri satın almayı onaylarsa web sitesi teklifi revize edilir ve kesin fiyat belirlenir. Ancak fiyatı kesin veya göreceli olsun, fiyatları bu alanda belirtmemekte yarar var. “Opsiyonel hizmet ve ürünlere ait ücretleri aşağıda bulabilirsiniz” gibi bir ifadeyle tüm fiyat ve ücretleri aynı başlık altında vermeniz yararınıza olacaktır.
Proje Süreci
Bütün proje ne kadar sürede tamamlanır? Göz önünde bulundurulması gereken çok şey var: araştırma, şablon, site haritası tasarımı, ana tasarım, tasarım revizyonu, tasarım onayı, tasarımı kodlama, yönetim paneli ve entegrasyonlar, test ve hata ayıklama, istemci testi, siteyi alan adına taşıma ve yayınlama!
Bu alanı nasıl düzenleyeceğiniz size kalmış. Bazılar grafik, bazıları metin hazırlar. Ben metin olarak hazırlamayı tercih ediyorum. Asıl önemli olan bu proje sürecinde yukarıda saydığımız başlıkların sürelerinin yaklaşık zamanlarını bildirmeyi unutmayın. Çok önemli olan bir nokta da, eğer müşterinize ait sorumluklar varsa, hazırlayacağınız sözleşme ve ya teklifte müşterilerin sorumlulukları ve yerine getirmeme yaptırımlarını açıkça dile getirmelisiniz. Örnek olarak şöyle bir metin ekleyebilirsiniz: “Firmanın web sitesinde bulunan kurumsal sayfalar (hakkımızda, vizyon, misyon vb.), ürünlere ait görsel ve içerikler, müşteri veya müşterinin yetkilendirdiği kişiler tarafından sağlanacaktır. Bu görsel ve içeriklerinin temin edilememesi veya geç temin edilmesinden kaynaklanacak süreler verilen tahmini sürelere dahil değildir.”
Ücretler ve Maliyetler
Güzel bir tablo ile verilecek hizmet ve ürünlerin kalem kalem yazılarak, her maliyet grubunun toplam ücretini karşısına yazmak hem anlaşılır hem de etkili olacaktır. Bu alanda çok fazla detaya girmek yoktur. Örneğin, Tasarım – Kodlama maliyet grubunun altına Responsive Tasarım, Yönetim Paneli Entegrasyonu vb. gibi alt kalemler yazıp, Tasarım – Kodlama başlığının karşısına toplam fiyat yazılabilir.
Ayrıca yukarıda bahsettiğimiz Diğer Hizmetlere ait fiyatları da burada opsiyonel hizmetler ve ürünler başlığı altında verebilirsiniz. Diğer bir önemli nokta da ödeme planıdır. Ödemelerin hangi aşamalarda ve ne kadar olacağını belirtmek gerekir. Örneğin ben ilk defa çalıştığım bir müşteriyse %50 teklif onayı, %50 proje teslimi şeklinde sunuyorum, eğer daha önce çalıştığım sorunsuz bir müşteriyse %30 teklif onayı, %30 tasarım onayı ve %40 proje teslimi şeklinde ödeme planı sunuyorum. Eğer peşinat vermek istemeyen bir müşteri ile karşılaşırsanız hiç o işe girmeyin. Ön ödemeyi kabul etmeyen kişi zaten ne işini takip edecek ne de size değer verecektir. Bunlar tecrübeyle sabittir.
Şartlar – Koşullar ve Sözleşme
Şartlar ve Koşullar başlığı altında müşterinin sizden ne beklediğini ve sorumluluklarınızı, müşterinizden ne beklediğiniz ve onun sorumluluklarını açıkça bu alana yazınız. Web sitesi teklifi hazırlarken aynı zamanda sözleşmeyi oluşturmanız zaman açısından faydalı olacaktır. Müşteriniz web sitesi teklifini onaylarsa hemen ardından sözleşmeyi de gönderin. Zaten bütün koşulları inceleyen müşteri sözleşmeyi de hemen onaylayacak ve zamandan tasarruf edip, bir taşla iki kuş vuracaksınız.
Sözleşme hazırlamak başlı başına bir makale konusudur. Ayrıca sözleşmelerin hukuksal bağlayıcılığı olduğundan çok dikkatli hazırlanmalı ve yazılan her şeye harfiyen uymak gerekir. Sözleşme hazırlarken bir avukattan destek almak yararınıza olacaktır.
Web Sitesi Teklifi için Son Olarak
Müşterinize teklifi kabul ettiyse ne olacağını ve ne yapması gerektiğini bildirdiğinize emin olun. Teklif kopyasını imzalayıp taratıp veya faks ile göndermesi mi gerekiyor, yoksa sadece bir onay maili yetiyor mu gibi soruların cevaplarının netleştirdiğinizden de emin olun.
Verdiğiniz teklifteki imla kuralları ve yazım yanlışlarını kontrol edin, web sitesi teklifini göndermeden önce sizin dışında birine dikkatlice okutun.
Benim teklif hazırlama stratejim genellikle yukarıdaki gibi gerçekleşiyor. Gördüğünüz yanlış veya eksiklikler varsa veya sizin daha iyi bir teklif stratejiniz varsa geri bildirimleri yorum olarak beklerim.
Bir yanıt yazın